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Las reuniones de trabajo son puntos de encuentro, presenciales o virtuales (mucho más extendidas tras la pandemia, claro) donde se agrupan los equipos de trabajo durante un tiempo determinado para intercambiar opiniones, ideas y conocimientos sobre un objetivo común. Quizás suena muy profesional, pero no dista mucho de una juntada con tus amigas en cualquier sitio para hablar de la vida o para organizar los mejores planes que hacer juntas. Aunque, el objetivo es muy distinto.
Seguro que has oído hablar a alguien o incluso te ha pasado a ti por la cabeza, que una reunión más que solucionar un problema, te haya supuesto un quebradero de cabeza. Las reuniones dan lugar a contraposiciones de ideas debido a las diferencias de opiniones que se exponen, además que se apoderan de nuestros calendarios porque no lo niegues, ¡nunca vienen bien!
No es nada extraño que la mayoría nos lamentemos al ver que nos han metido con pinzas una ‘reunión sorpresa’ en nuestros calendarios, ya de por sí saturados. Pero hay que tener en cuenta que las reuniones de equipo son un componente imprescindible dentro del mundo laboral. Si las cosas no se ponen en común, las cosas no avanzan. Cuando las reuniones se planifican y gestionan como es debido, se puede fortalecer al equipo para generar nuevas ideas, solucionar problemas existentes y alcanzar los objetivos marcados. Ahora, la pregunta es: ¿Cómo se consigue que una reunión sea eficaz para que pueda surgir la magia?
Lograr el objetivo marcado con los recursos justos. Este sería el 'leitmotiv' de "una reunión de alta calidad", asegura Victor Carreau, CEO de COMET Meetings, una startup que pretende cambiar sus dinámicas.
En su opinión, para que sea eficiente, debe tener las personas, el lugar, la actitud, el contenido y el ambiente adecuados. He aquí las claves para que la siguiente sea un éxito.
Antes de la reunión
La duda inicial
"Hay que reunirse menos, pero mejor", constata Victor Carreau. Y, como aconseja Sara Valero, Design Manager en BBVA, "antes de organizar una, plantéate: '¿Puedo solucionarlo con un chat?', '¿y con un correo?'".
¿Qué asuntos tratar?
Convoca a tu equipo para "resolver conflictos, realizar retrospectivas, felicitar, trasladar buenas noticias... y para trabajos colaborativos o creativos", prosigue Valero.
¿Qué temas evitar?
No organices un 'meeting' para mostrar presentaciones o hacer un reporte. En lugar de hacer perder el tiempo a los demás para explicar eso, es mejor compartirlo por email.
Define objetivos
"Marca unas reglas de oro que guíen el comportamiento de los asistentes y establece la dinámica de la sesión, los tiempos o el rol de los participantes", precisa Valero.
Durante la reunión
Evita distracciones
Para ello, lo mejor es desactivar las notificaciones del correo electrónico y silenciar el 'smartphone' y otros dispositivos.
El moderador perfecto
Además de "intentar que las reuniones que organizas sean un éxito", Carreau recupera las palabras de Priya Parke, autora de El arte de reunirse, quien recomienda: "Nunca seas un anfitrión frío".
Obligados a ser proactivos
Si te toca el papel de asistente, "no se trata sólo de escuchar, también tienes la responsabilidad de ayudar", señala Valero. Así que, toma notas, haz preguntas... y cuando te toque intervenir, mira siempre a tus interlocutores –o a cámara, si la reunión es online– para, de este modo, lograr que todos te escuchen.
Apóyate en herramientas
Sara Valero recomienda recurrir a 'softwares' que "permiten crear espacios colaborativos y visuales de trabajo en los que todos podemos ver y aportar". En su caso: Miro, Mural o FigJam.
Después de la reunión
La eficiencia se mide en resultados, claro, por lo que es esencial comprobar si se logran los propósitos marcados.
Método a seguir
Victor Carreau sugiere un método sencillo para evaluar si los participantes sienten que el tiempo que pasaron en una reunión valió la pena, denominado ROTI (Return On Time Invested), y que permite mantener a las personas en el centro de lo que importa mientras debaten. La dinámica es la siguiente, tal como cuenta: "Al final de la reunión, se plantea la siguiente pregunta en una pizarra o en voz alta: '¿Has aprovechado bien el tiempo?'. Cada uno de los asistentes muestra de uno a cinco dedos con la mano, según lo que piensa. Después de la reunión, se puede pedir una opinión específica en función de la respuesta".
Fíjate en estas cifras para mejorar
Si te cuesta concretar duración, número de asistentes, frecuencia… ten en cuenta estos números.
15% es el promedio de horas de trabajo que se dedica a asambleas, según Harvard Business Review. ¿Demasiadas?
8 personas bastan para resolver un problema o decidir algo. Si se trata de un 'brainstorming', 18 es el número perfecto.
20 minutos, según consideran los expertos, es el tiempo máximo que dura la atención de los participantes en un 'meeting'.
2 días libres de reuniones a la semana. Es la fórmula óptima de Benjamin Laker, profesor de la Business School de Henley.
